Los gestores de contenidos CMS (Content Management System) son aplicaciones orientadas a la generación y publicación de contenidos. Hace unos años eran sistemas claramente definidos. Hoy, sin embargo, existe una amplia gama de ellos con diferentes orientaciones y público objetivo. Dentro de la amplia gama de CMS se encuentran lo que se llaman Gestores Documentales o DMS (Document Management System). Esta subcategoría dentro de los CMS están especializados en la gestión de documentos y disponen de funcionalidades útiles para el mejor desempeño de tareas administrativas dentro de cualquier departamento de cualquier mediana o pequeña empresa.

Grupo CPD tiene amplia experiencia dentro del mundo de los CMS. Somos pioneros en Canarias en la implantación de Zope/Plone, la solución corporativa basada en software libre más robusta y potente del mercado. Para responder a la creciente demanda de DMS, Grupo CPD dispone de dos soluciones orientadas a empresas de magnitudes y requerimientos diferentes. Amabas poseen las características básicas que identifican a este tipo de herramientas. Las principales son:

Sistema de almacenamiento y búsqueda de documentos y archivos

Los DMS están orientados al almacenamiento, gestión, búsqueda y visualización de archivos de una manera coherente y ordenada, completamente configurables por el usuario o el cliente. Los archivos son almacenados en una base de datos (existen varias posibilidades), organizados según decida la organización o el propio usuario. Al contrario de lo que ocurre en el escritorio, estos sistemas poseen potentes sistemas de búsqueda que permiten localizar los archivos rápidamente.

Fácil acceso a través de diferentes protocolos

Los DMS son accesibles vía web (a través del navegador). Sin embargo, existen otros modos de acceder a la información desde el propio escritorio para aquellos que prefieran visualizar los archivos como una carpeta más del propio escritorio. Así, puede accederse vía Samba, WebDAV o FTP, por ejemplo.

Sistemas multiplataforma

Los DMS permiten ser instalados en servidores con diversos sistemas operativos, si bien, recomentamos sistemas libres como Debian o CentOS. Estos sistemas son más flexibles, seguros y potentes. Además, la interacción del usuario con esta herramienta es independiente del sistema operativo del PC del usuario. Puede acceder o almacenar información desde las diferentes versiones de Microsoft Windows, MacOS o linux.

Acceso LAN y WAN

En muchas ocasiones es necesario que personal de la empresa, asociado o con relación con ella necesitan acceder a determinados documentos desde el exterior (acceso WAN) y no sólo desde el interior (la propia sede u otras sedes de la empresa). Los DMS contemplan estos escenarios aportando las necesarias medidas de seguridad y restricciones determinadas por la propia empresa que implanta la solución.

Indexación

Los documentos almacenados y gestionados por el DMS son indexados. Es decir, son almacenados en la base de datos el texto que contienen. Esto permite realizar búsquedas y acciones diversas, no sólo basado en el título o resumen del archivo, sino de su propio contenido. Esta funcionalidad es básica a la hora de trabajar con multitud de documentos en un entorno distribuido puesto que permite realizar búsquedas avanzadas y localizar documentos fácilmente. Esta es una gran diferencia respecto a sistemas de almacenamiento de archivos tradicionales.

Gestión de grupos y usuarios. Gestión de accesos y permisos.

Cada usuario dispone de su propio nombre y contraseña para acceder a la aplicación. Además, dispone de un espacio propio de almacenamiento configurable en función de los designios de la dirección. Cada acción realizada por un usuario queda registrada de manera que es perfectamente identificable quien subió, modificó o borró un archivo, por ejemplo. Los usuarios se relacionan en grupos determinados por la empresa a imagen y semejanza de su organización interna. Esta organización de usuario en grupos facilita la gestión de accesos y permisos.

Cada carpeta de almacenamiento dispone de permisos concretos que afectan a grupos y usuarios, de manera que puede controlarse el acceso de los usuarios a cada una de ellas. Esto se realiza a través de una interfaz simple. El sistema de permisos es aplicable a cada archivo, por lo que la potencia del sistema aumenta considerablemente. De esta manera es posible aplicar las políticas y procedimientos de acceso a la información y seguridad de la empresas a los documentos incorporados y gestionados por el DMS.

Sistema de versionado

Una vez se ha almacenado un documento en el DMS, es posible que un usuario lo modifique. Esta modificación figurará como la versión más reciente, sin embargo, la versión anterior queda almacenada. Se trata de la versión actual y la versión anterior. Todas las versiones anteriores se almacenan. En caso de que sea necesario, las versiones anteriores pueden ser recuperadas. Esto es útil para proponer modificaciones en un documento que pueden o no ser autorizadas por el coordinador. También permite mantener registro de las diferentes contribuciones a un documento realizados por uno o varios usuarios (trabajo colaborativo).

Creación o adaptación de procedimientos de la empresa asociados a los documentos

Son numerosas las empresas que comienzan a preocuparse de verdad por los estándares de calidad. Una parte importante de esos estándares es la definición de los procedimientos internos y externos que se realizan en la empresa con el fin de estandarizarlos y documentarlos. Los DMS disponen de la posibilidad de definir esos procedimientos (workflow) asociados a los documentos en la propia herramienta. De esa manera, los documentos pueden pasar de un grupo o usuario a otro para su revisión, aprobación, cambio o publicación. Esta funcionalidad es imprescindible para aquellas empresas que quieren obtener o mantener certificados de calidad. En corporaciones con gran cantidad de usuario, es fundamental implementarla y desarrollarla.

Asociación de información a los archivos

Asociado a cada archivo, es posible añadir información adicional con el fin de mejorar su clasificación, identificación y búsqueda. Algunos datos como la fecha y hora de su almacenamiento o modificación, el grupo o usuario involucrado, la carpeta donde se ha almacenado o la versióndel documento son almacenados automáticamente. Sin embargo, existen otros (configurables) que pueden ser determinados por el propio usuario o la empresa como, por ejemplo, un código, unas palabras a modo de resumen, un comentario o un campo que relacione este documento con otros.

Sistema de notificación de cambios en los archivos o procedimientos

Asociado a la funcionalidad de poder realizar cambios en documentos, actualizarlos y almacenar la versión actual y las anteriores, los DMS disponen de un sistema de notificación a los usuarios afectados por ese cambio en el documento de modo que queden informados del mismo y puedan revisarlo, autorizarlo, etc. en función de lo predeterminado por el procedimiento. Este sistema permite que, con un solo vistazo, un usuario pueda determinar las tareas pendientes.

La herramienta

Alfresco es un DMS ideal para empresas de pequeño y mediano tamaño. Incluye de serie multitud de funcionalidades adicionales, además de ser una solución más robusta y potente que el anterior. Destaca su sistema de workflow, compatible con cualquier implementación de estándares de calidad en la empresa. Esta desarrollada en Java, su interfaz es muy potente y fácil de usar. Posee una avanzada gestión de accesos y contenidos y su potente motor de búsqueda facilita tremendamente esta labor cuando el número de documentos disponibles es alto. Asimismo, dispone módulos adicionales y plugins que complementan las funcionalidades disponibles.

Puede descargar el catálogo de Alfresco de Grupo CPD pinchando aquí.